Nếu quay lại thời điểm mới bán hàng, tôi còn nhớ rất rõ cảm giác mỗi ngày chỉ có vài đơn mà đã rối tung. Link Taobao gửi lung tung, mã vận đơn ghi tay, khách hỏi là phải lục lại tin nhắn cũ. Có hôm hàng về thiếu, tôi còn không biết thiếu từ đơn nào. Lúc đó tôi từng nghĩ: “Chắc mình không hợp làm nhiều đơn đâu.”
Nhưng rồi số đơn tăng lên, từ vài chục, rồi có ngày cả trăm đơn Nhập hàng Trung Quốc, tôi buộc phải thay đổi cách làm. Không phải vì giỏi hơn, mà vì không thay đổi thì tự chết vì rối. Dưới đây là cách tôi đang quản lý đơn mỗi ngày – rất đời, rất thực tế, không có gì cao siêu.
1. Tư duy đầu tiên: đừng cố nhớ, hãy ghi lại
Sai lầm lớn nhất của tôi lúc đầu là tin vào trí nhớ. Nhớ link, nhớ shop, nhớ khách đặt gì. Kết quả là sót đơn, nhầm màu, thiếu size.
Giờ thì tôi làm ngược lại:
- Mỗi đơn = một dòng
- Có ghi chép rõ ràng, dù đơn nhỏ hay lớn
- Không tin vào “tí nữa nhớ”
Chỉ cần bạn bỏ được thói quen “nhớ trong đầu”, bạn đã giảm được 50% rủi ro rồi.
2. Chuẩn hóa thông tin đơn hàng ngay từ đầu
Với mỗi đơn nhập từ Trung Quốc, tôi luôn ghi đủ 5 thông tin cơ bản:
- Tên khách / mã khách
- Link sản phẩm (Taobao, 1688…)
- Thuộc tính hàng (màu, size, mẫu)
- Giá nhập + phí dự kiến
- Trạng thái đơn
Nghe đơn giản, nhưng thiếu 1 trong 5 cái này là sớm muộn cũng loạn. Đặc biệt khi đơn về cùng lúc, không có thông tin rõ ràng là “toang” ngay.
3. Chia đơn theo trạng thái để không bị ngợp
Tôi không nhìn tất cả đơn cùng lúc. Tôi chia ra theo trạng thái, nhìn rất nhẹ đầu:
- Đơn mới đặt
- Đơn đã thanh toán
- Đơn đang về kho Trung Quốc
- Đơn đang vận chuyển về Việt Nam
- Đơn đã nhận hàng
- Đơn có vấn đề (thiếu, lỗi, chậm)
Mỗi buổi sáng, tôi chỉ cần nhìn danh sách trạng thái là biết hôm nay cần xử lý cái gì, không bị hoảng vì quá nhiều đơn.
4. Không trộn đơn – mỗi đơn một mã riêng
Có thời gian tôi trộn nhiều đơn lại với nhau cho “đỡ ghi chép”. Kết quả là:
- Hàng về không biết của ai
- Thiếu 1 món là không truy ra được
- Khách hỏi là ú ớ
Sau này, tôi tự đặt nguyên tắc:
👉 Mỗi đơn – một mã nội bộ, dù nhỏ cỡ nào.
Chỉ cần có mã, tôi truy lại được:
- Link gốc
- Lịch sử vận chuyển
- Tình trạng hàng
Nghe hơi “cứng”, nhưng khi đơn lên tới hàng trăm, bạn sẽ thấy mã đơn là cứu tinh.
5. Tách rõ việc “nhập hàng” và “trả lời khách”
Một lỗi nữa tôi từng mắc: vừa trả lời khách, vừa xử lý nhập hàng cùng lúc. Não bị chia đôi, sai là chuyện sớm muộn.
Giờ tôi tách hẳn:
- Khung giờ nhập hàng: chỉ tập trung đặt, theo dõi, xử lý đơn
- Khung giờ trả lời khách: chỉ trả lời, không làm việc khác
Việc này giúp tôi:
- Ít sai sót hơn
- Trả lời khách mạch lạc hơn
- Đỡ stress hơn rất nhiều
6. Theo dõi hàng về kho Trung Quốc mỗi ngày, không để dồn
Hàng từ Trung Quốc về kho nếu để dồn nhiều ngày không kiểm tra, bạn sẽ gặp rắc rối:
- Hàng thiếu không biết thiếu từ đơn nào
- Quá thời gian khiếu nại shop
- Không nhớ rõ tình trạng ban đầu
Kinh nghiệm của tôi:
- Mỗi ngày dành 15–20 phút kiểm tra hàng về kho
- Đối chiếu với danh sách đơn đã đặt
- Ghi chú ngay nếu có vấn đề
Ít thời gian, nhưng giảm rất nhiều rủi ro.
7. Luôn có một danh sách “đơn có vấn đề”
Đây là thứ giúp tôi không bị chìm trong cả trăm đơn.
Tôi luôn có một mục riêng cho:
- Đơn thiếu hàng
- Đơn chậm
- Đơn cần đổi trả
- Đơn khách đang hối
Danh sách này không nhiều, nhưng là nơi tôi ưu tiên xử lý đầu tiên. Nhờ vậy, những đơn “nhạy cảm” không bị chìm giữa hàng loạt đơn bình thường.
8. Quản lý nhiều đơn không phải do giỏi, mà do kỷ luật
Nhiều người hỏi tôi:
“Làm sao bạn quản lý nổi mấy trăm đơn mỗi ngày?”
Thật ra tôi không giỏi hơn ai. Tôi chỉ:
- Làm theo một quy trình cố định
- Không làm tắt
- Không ỷ lại vào trí nhớ
- Chấp nhận ghi chép đều đặn mỗi ngày
Quản lý đơn hàng nhập từ Trung Quốc không cần phần mềm cao siêu, chỉ cần:
- Rõ ràng
- Có hệ thống
- Và đủ kỷ luật để làm giống nhau mỗi ngày
Lời kết
Nếu bạn đang ở giai đoạn:
- Đơn bắt đầu nhiều
- Hay nhầm đơn
- Hay quên trạng thái hàng
Thì vấn đề không nằm ở việc bạn làm chưa đủ giỏi, mà là chưa có cách quản lý phù hợp.
Cứ làm từ đơn giản, từ ít, rồi nâng dần. Tin tôi đi, quản lý được đơn là quản lý được cả dòng tiền và tâm lý.
Nếu bạn muốn, tôi có thể: